Supply Chain Management

Pengertian Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan) 

Dalam Industri Manufakturing, Kegiatan Utamanya adalah 

mengkonversikan berbagai bahan mentah serta bahan-bahan pendukungnya menjadi barang jadi dan mendistribusikannya kepada pelanggan. Dengan menjalankannya kegiatan tersebut, maka apa yang disebut dengan Supply Chain atau Rantai Pasokan pada dasarnya telah terbentuk. Namun bagi sebuah perusahaan manufakturing, kegiatan Supply chain atau Rantai Pasokan ini perlu dijalankan dengan efektif dan efisien sehingga diperlukan Manajemen yang Profesional dalam pelaksanaannya. Manajemen tersebut biasanya disebut dengan Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Chain Management yang sering disingkat dengan singkatan SCM.

Jika didefinisikan secara lengkap, maka Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen Rantai Pasokan adalah serangkaian kegiatan yang meliputi Koordinasi, penjadwalan dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administasi harian, operasi, logistik dan pengolahan informasi mulai dari pelanggan hingga ke pemasok.

Sedangkan untuk definisi lainnya yang lebih sederhana, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan adalah Mekanisme yang menghubungkan semua pihak yang bersangkutan dan kegiatan yang terlibat dalam mengkonversikan bahan mentah menjadi barang jadi. Pihak yang bersangkutan ataupun kegiatan yang dimaksud tersebut bertanggung jawab untuk memberikan barang-barang jadi hasil produksi kepada pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien.

Jadi pada dasarnya, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan merupakan cabang manajemen yang melibatkan Pemasok, Pabrik atau Manufakturer, penyedia logistik dan tentunya yang paling utama adalah pelanggan.

Proses Manajemen Rantai Pasokan

Berikut ini adalah Proses Manajemen Rantai Pasokan yang dilibatkan dalam Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Change Magement (SCM) ini.

Pelanggan (Customer)

Pada sebagian besar industri Manufakturing, Pelanggan atau customer merupakan mata rantai pertama yang memberikan pesanan (order), terutama pada perusahaan yang berorientasi OEM (Original Equipment Manufacturer). Pelanggan memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen penjualan (sales) perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut diantaranya seperti Tanggal Pengiriman Produk dan Jumlah yang diinginkan untuk Produk yang dipesannya.

Perencanaan (Planning)

Setelah Pelanggan membuat pesanan yang diinginkannya, departemen Perencanaan (Planning Dept) akan mempersiapkan Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh Pelanggan. Pada tahap ini, Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya.

Strategi Perusahaan pada saat Permintaan 

Fluktuatif :

1.Aggregate Planning : 

Perencanaan yang agak kasar dalam waktu 

dan maupun dari satuan produk

2.SOP(Sales and Operating Planning): 

Perencanaan yang melibatkan Penjualan 

dan Operasi

Pembelian (Purchasing)

Setelah menerima Perencanaan Produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, Departemen Pembelian atau Purchasing akan melakukan pemesanan bahan mentah dan bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah  yang dibutuhkan.

Tujuan Purchasing :

1.Memberikan aliran barang, persediaan,

berkesinambungan.

2.Meminimalkan investasi persediaan

3.Meminimalkan kerugian

4.Menjaga mutu

5.Memperbaiki mutu

6.Mengembangkan kemampuan Supplier.

7.Menetapkan standarisasi Barang yang akan dibeli

8.Membeli Barang dengan total biaya terendah

9.Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif

1.Memperkirakan barang yang akan diperlukan

2.Menetapkan barang diperlukan

3.Mencari Barang yang akan dibeli

4.Mencari Supplier

5.Mencari Harga Barang 

6.Mengajukan Surat Penawaran tentang 

barang yang diperlukan kepada calon Supplier.

7.Menetapkan jaminan pengiriman dalam 

jumlah, waktu, mutu yang sama.

8.Membeli Barang

Faktor Yang Diperhatikan Dalam 

Memilih Supplier :

1.Lead Time ( tenggang Waktu )

2.Variabilitas Lead Time

3.Persentase Kiriman Tiba Tepat Waktu

4.Persentase Ketersediaan Stock

5.Keadaan Barang

6.Penyesuaian dalam Order (Pemesanan )

7.Kemampuan untuk menjelajah

8.Down Time karena kesalahan Supplier

Persediaan (Inventory)

Produksi (Production)

Bagian Produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh pemasok tersebut untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh pelanggan.  Barang Jadi yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirimkan ke pelanggan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Transportasi (Transportation)

Departement Pengiriman atau Shipping Department akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi (Finished Products) yang di Gudang tersebut sesuai dengan jadwal yang diinginkan oleh pelanggan.

Metodelogi penyelesaian Supply Chain Management

1. Metode House of Risk (HOR)

untuk dapat menentukan prioritas dari strategi penanganani. Pada identifikasi risiko, menggunakan metode pengembangan Supply Chain Operation Reference (SCOR). Pujawan dan Geraldin (2009) mengembangkan model manajemen risiko rantai pasok menggunakan metode konsep House Of Quality (HOQ) dan Failure Models and Effects Analysis (FMEA) untuk menyusun suatu framework dalam mengelola risiko rantai pasok yang dikenal dengan istilah pendekatan House Of Risk (HOR). Pendekatan HOR bertujuan untuk mengidentifikasi risiko dan merancang strategi penanganan untuk mengurangi probabilitas kemunculan dari agen risiko dengan memberikan tindakan pencegahan pada agen risiko. Agen risiko atau penyebab risiko merupakan faktor penyebab yang mendorong timbulnya risiko. Oleh karena itu dengan mengurangi agen risiko berarti dapat mengurangi timbulnya beberapa kejadian risiko. Dengan menggunakan metode tersebut, maka akan diharapkan akan memberikan manfaat kepada perusahaan yaitu dapat mengetahui risiko yang dapat timbul pada aliran supply chain perusahaan dan dapat mengetahui strategi penanganan yang dapat dilakukan dalam menangani risiko yang terjadi. 

Tahap Pengumpulan dan Pengolahan

Data Tahapan pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Pengumpulan data diperlukan dalam peneliatian ini adalah data umum perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, proses produksi dan hasil produksi, serta data aktivitas bisnis perusahaan yang terdiri dari data aliran pengadaan bahan baku, data aliran produksi dan data aliran pendistribusian yang ada pada perusahaan.

b. Pemetaan Aktiivitas Supply Chain untuk mengetahui aliran supply chain pada perusahaan dengan cara brainstrorming mengenai aliran supply chain pada pihak perusahaan.

c. Mengidentifikasi risiko yang berpotensi muncul pada supply chain perusahaan, dengan cara melakukan brainstrorming mengenai risiko yang terjadi, sumber penyebab risiko, dimana risiko berada dan bagaimana risiko itu muncul. Tahap identifikasi risiko ini menggunakan metode pengembangan dari SCOR yang membagi aktivitas bisnis menjadi lima yaitu plan, source, make deliver, dan return. Selanjutnya juga menggambarkan struktur SCRIS yang berfungsi untuk mengetahui keterkaitan antara risiko yang ada dengan faktor agen risiko. 

d. Melakukan penilaian risiko yaitu penelitian tingkat dampak (severity), penilaian peluang kemunculan (occurance) dan penilaian tingkat korelasi antara risiko dan agen risiko. 

e. Melakukan evaluasi risiko penentuan peringkat risiko dan menentukan prioritas agen risiko sehingga dapat diketahui agen risiko yang paling mempengaruhi supply chain perusahan. 

f. Perancangan strategi penanganan dan dipilih strategi penanganan atau aksi proaktif yang dapat diterapkan di perusahaan agar dapat mengurangi terjadinya agen risiko dalam supply chain serta aliran supply chain dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. 

Pemetaan Aktivitas Supply Chain

Pemetaan aktivitas supply chain perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1. Pada suatu supply chain terdapat tiga aliran yaitu aliran material, aliran finansial, dan aliran informasi. Aliran material merupakan aliran baran/produk yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Pada aliran finansial/uang mengalir dari hilir ke hulu, sedangkan aliran informasi bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya. Alur supply chain dalam perusahaan dapat diawali dengan order dan negosiasi yang dilakukan dengan pihak customer. Setelah melakukan negosiasi dan order dari customer diterima, perusahaan melakukan perencanaan purchasing untuk melakukan perencanaan produksi produk. Setelah selesai melakukan perencanaan purchasing, pihak perusahaan melakukan kontak dengan supplier untuk melakukan order.  

Dalam tahap ini perusahaan melakukan kegiatan negosiasi dan kontrak dengan supplier untuk melakukan purchasing yaitu bahan baku, bahan penunjang produk, dan bahan pengemas. Setelah proses penerimaan bahan/ barang dari supplier, maka dilakukan inspeksi. Apabila bahan/ barang yang diterima dari supplier tidak terjadi reject, maka langsung masuk pada tahapan produksi. Akan tetapi jika terjadi  reject atau cacat pada bahan/ barang yang diterima, maka akan dikembalikan (return) ke supplier. Bahan baku yang telah melalui proses produksi dan telah menjadi produk jadi selanjutnya dilakukan proses packaging lalu dilakukan inspeksi produk akhir. Setelah produk tersebut telah memenuhi spesifikasi dan kualitas yang telah ditetapkan maka produk tersebut dikirim ke bagian gudang lalu dikirim ke customer.

HOR fase 1 (Fase Identifikasi Risiko)

HOR fase 1 merupakan tahapan awal dapat metode House Of Risk, dimana HOR fase 1 ini merupakan fase identifikasi risiko yang digunakan untuk menentukan agen risiko yang harus diberikan prioritas untuk tindakan pencegahan. Langkah-langkah dalam HOR fase 1 ini yaitu identifiaksi risiko dan penilaian risiko yang meliputi penilaian tingkat dampak (severity), penilaian tingkat kemunculan (occurance), penilaian korelasi (correlation)  dan perhitungan nilai Aggregate Risk Potential (ARP), sehingga dapat diketahui agen risiko yang akan diberi tindakan pencegahan dengan mengurutkan nilai ARP. 

Penilaian Risiko

Penilaian risiko meliputi penilaian tingkat dampak (severity) dari kejadian risiko yang telah diidentifikasi, penilaian tingkat kemunculan  kejadian (occurance) dari agen risiko, dan penilaian tingkat korelasi (correlation) antara kejadian risiko dan agen risiko. Identifikasi risiko pada supply chain perusahaan didapatkan dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan yaitu Kepala Divisi Pengadaan, Kepala Divisi Produksi, dan Kepala Divisi Pemasaran. Identifikasi masalah dengan menggunakan metode SCOR yang telah dikembangkan oleh Karningsih (2011) yang dikelompokkan berdasarkan plan, source, make, deliver, dan return. Selanjutnya dilakukan identifikasi agen risiko pada setiap kejadian risiko yang ada, dan telah diidentifikasi. 

Selanjutnya untuk dapat melihat keterkaitan antara risiko dengan agen risiko yang ada dalam supply chain, yaitu dengan menggambarkan Struktur Supply Chain Risk Identification System (SCRIS). Supply Chain Risk Identification System (SCRIS) merupakan pengembangan alat untuk membantu dalam pengidentifikasian risiko dan keterkaitan risiko yang ada dalam supply chain. Struktur SCRIS menjelaskan risiko yang ada pada setiap proses bisnis dan memperlihatkan keterkaitan antar risiko yang ada beserta agen risikonya (Karningsih,2011). Berikut pada Gambar 2 menunjukkan keterkaitan  risiko risiko dengan agen risiko, dan juga keterkaitan antar risiko yang dapat menyebabkan risiko lain dapat terjadi. Dengan demikian dapat menjadi acuan untuk membuat dan menerapkan strategi penanganan untuk menangani dampak yang ditimbulkan oleh risiko yang terjadi. 

Keterangan:

Berikut pada Tabel 1 dan Tabel 2 merupakan keterangan dari hasil risiko dan agen risiko yang telah diidentifikasi.

Sebelum dilakukan penilaian, dilakukan wawancara bersama pihak perusahaan untuk menyesuaikan kategori tingkat dampak  (severity) dan tingkat kemunculan (occurance) dengan kondisi yang ada dalam perusahaan. Hal ini dilakukan agar hasil kuisioner yang dibuat, sesuai dengan kondisi aktual diperusahaan. Hasil penilaian dapat dilihat pada tabel HOR fase 1.

Perhitungan Nilai Aggregate Risk

Potential (ARP) tingkat peluang kemunculan kejadian Perhitungan nilai Aggregate Risk Potential (ARP) digunakan untuk sebagai masukan untuk menentukan prioritas agen risiko yang perlu untuk ditangani terlebih dahulu untuk diberikan tindakan pencegahan terhadap agen risiko. Masing-masing nilai ARP didapat melalui perhitungan dengan menggunakan rumus:

ARPj = Oj ∑ Si Rij (Pers.1) 

Berikut contoh perhitungan ARP, dan  semua hasil dari perhitungan ARP dapat dilihatpada tabel HOR fase 1.

ARP1 = 3 x ∑ [ 3 (3) + 1 (3 + 2 + 3 + 4 + 3 + 3

+ 4 + 4 + 4) ] = 117

ARP3 = 3 x ∑ [ 3 (2) + 1 (3 + 4) ] = 39

ARP5 = 3 x ∑ [ 9 (3 + 4 + 4 + 3 + 4 + 4) + 3 (2

+ 2 + 2) + 1 (3 + 2 + 3 + 3 )] = 681

ARP7 = 2 x ∑ [ 9 (2 + 3) + 1 (3) ] = 96

ARP10 = 3 x ∑ [ 9 (3) + 1 (3) ] = 90

ARP15 = 4 x ∑ [ 9 (3) ] = 108

ARP17 = 2 x ∑ [ 9 (3) + 3 (3) ] = 72

ARP19 = 4 x ∑ [ 9 (3) ] = 108

ARP21 = 4 x ∑ [ 9 (3 + 3 + 3 + 3) ] = 432

ARP23 = 2 x ∑ [ 9 (3 + 3) + 3 (3) ] = 126

ARP25 = 2 x ∑ [ 9 (3) ] = 108

ARP27 = 3 x ∑ [ 9 (3) + 1 (3 + 3) ] = 99

Tabel HOR Fase 1

Tabel HOR fase 1 merupakan output dalam tahapan awal HOR fase 1, dimana untuk mengetahui peringkat agen risiko yang ada. Dalam tabel HOR fase 1 dapat diketahui nilai dari tingkat dampak (severity) dari kejadian risiko yang telah diidentifikasi, penilaian (occurance) dari agen risiko, penilaian tingkat korelasi (correlation) antara kejadian risiko dan agen risiko, dan nilai Aggregate Risk Potential (ARP). Pada Tabel 7 merupakan tabel HOR fase 1 yang menunjukkan tahapan dalam HOR fase 1 yang digunakan untuk menentukan agen risiko yang harus diberikan prioritas untuk tindakan pencegahan.

Evaluasi Risiko

Pada tahap ini merupakan evaluasi kejadian risiko yaitu  untuk mengetahui agen risiko mana yang akan diberi penanganan dengan menggunakan diagram pareto. Pada Gambar 2 merupakan diagram pareto ARP dari seluruh agen risiko yang ada, penggambaran diagram pareto tersebut bertujuan untuk menentukan agen risiko mana yang akan diprioritaskan untuk ditangani.

HOR Fase 2 (Fase Penanganan Risiko)

Tahapan kedua dalam metode House Of Risk yaitu HOR fase 2. Dalam HOR fase 2 ini nantinya akan dipilih beberapa strategi penanganan yang dianggap efektif untuk mengurangi probablitas dampak yang disebabkan oleh agen risiko. Langkah dalam HOR fase 2 ini dimulai dengan perancangan strategi penanganan, mencari besar hubungan antara strategi penanganan dengan agen risiko yang ada, menghitung nilai Total Effectifness (TEk) dan Degree of Difficulty (Dk), dan terahir menghitung rasio Effectiveness To Difficulty (ETDk) untuk mengetahui ranking prioritas dari strategi yang ada.

Perancangan Strategi Penanganan

Berdasarkan keenam agen risiko yang ditunjukkan oleh diagram pareto maka akan direkomendasikan beberapa rencana strategi penanganan yang dapat memungkinkan untuk mengeliminasi atau menurunkan munculnya agen risiko tersebut. Berikut pada Tabel 4 beberapa strategi yang dapat direkomendasikan pada perusahaan berdasarkan agen risiko yang telah dipilih, yaitu terdapat 13 strategi penanganan yang dapat digunakan untuk mengeliminasi atau menurunkan munculnya agen risiko.